Khi chuyển
văn phòng có rất nhiều đồ đạc cần chuyển từ nội thất máy móc thiết bị cho đến hồ
sơ giấy tờ. Mỗi công việc thì thường chiếm rất nhiều thời gian của bạn. Nhất là
với các loại hồ sơ giấy tờ, hợp đồng, văn kiện… bạn không thể cứ xếp hết vào
thùng carton là xong. Khi van chuyen tron goi đến địa điểm mới bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để sắp
xếp lại giấy tờ này nếu không xếp cẩn thận thậm chí có thể mất thất lạc hoặc ướt
hỏng giấy tờ. Bài viết này sẽ chỉ ra một số cách giúp bạn phân loại và bảo quản
hồ sơ khoa học khi chuyển đến địa điểm mới nhé.
Mỗi công ty
dù mới hoạt động hay đã hoạt động nhiều năm thì lượng hồ sơ giấy tờ ắt hẳn là
không ít. Vì vậy khi chuyển văn phòng không đóng gói phân loại cẩn thận thì nhất
định sẽ rất mệt công công đoạn sắp xếp tìm kiếm giấy tờ thậm chí là mất hoặc hỏng
gây ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy công đoạn phân
loại hồ sơ trước khi đóng gói chuyển đi là hết sức quan trọng.
Trước hết, cần
kiểm tra số lượng các văn kiện tài liệu của công ty sau đó chia các giấy tờ này
theo từng năm, từng lĩnh vực, theo tên, mức độ quan trọng… Sau khi bạn đã hoàn
thành phân loại, sắp xếp hồ sơ, văn kiện thì tiếp tục chuyển qua giai đoạn bảo
quản, đóng gói để vận chuyển đến địa điểm văn phòng mới.
Như mọi người
đã biết, các hồ sơ tài liệu văn kiện đều được làm bằng giấy, nếu vô tình bị đổ
nước hay gặp nước mưa thì số tài liệu sẽ bị thấm nước ướt, rách hoặc nhòe chữ hỏng
ngay. Do đó bạn không nên sử dụng các thùng giấy carton thông thường để bảo quản
vì chúng cũng được làm bằng giấy, nếu trong quá trình vận chuyển các thùng này
gặp nước, hay trời mưa bất ngờ và không có gì che chắn cho thùng đựng. Chắc chắn
bạn sẽ tưởng tượng ra chỗ tài liệu quý giá được bạn mất công phân loại đã ướt
hoảng hết, thậm chí một số tài liệu quan trọng bị hủy sẽ ảnh hưởng rất lớn đến
tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Vậy làm thế
nào để bảo quản hồ sơ giấy tờ sau khi phân loại? bạn có thể mua các loại thùng
sắt, nhôm, nhựa chuyên dụng để bỏ tài liệu vào. Các thùng này được thiết phù hợp
với kích thước tài liệu, xếp giấy tờ vào dễ dàng, vận chuyển thuận tiện và mang
lại hiệu quả bảo quản cao. Hoặc là bạn vẫn có thể sử dụng thùng Carton để chuyển
đồ cho thuận tiện nhưng thay vì chỉ để tài liệu hồ sơ trực tiếp vào thùng bạn
nên bao một lớp nilon bên ngoài các loại giấy tờ hoặc bao nilon bên ngoài thùng
để tránh nước chảy vào làm ướt đồ.
Sau khi cho
hồ sơ đã phân loại đầy đủ vào các thùng bạn nên chú thích trên mỗi thùng loại
tài liệu bên trong để khi sắp xếp lại không bị bối rối mất nhiều thời gian.
Ngoài ra bạn còn có thể kiểm soát được số lượng tài liệu tránh bị mất thất lạc
và có thể phát hiện thiếu hỏng kịp thời và báo cho bên vận chuyển để tìm kiếm
xem xét lại. Đặc biệt, với các loại hồ sơ, giấy tờ mật quan trọng bạn nên tự
mình bảo quản, như vậy sẽ thấy yên tâm hơn rất nhiều.
Các loại
tài liệu hồ sơ tưởng chừng gọn nhẹ đơn giản và dễ vận chuyển nhưng thực tế đây
lại là loại tài sản khó chuyển nhất. Khi đóng gói phân loại bạn hãy cố gắng làm
từ từ cẩn thận tin chắc khi chuyển xong bạn sẽ sắp xếp lại dễ dàng hơn nhiều.
Dù là bạn tự chuyển hay sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì các
chuyên gia cũng như công ty dịch vụ luôn khuyên bạn tự mình phân loại bảo quản
sẽ tốt hơn bởi bạn chính là những người am hiểu hồ sơ tài liệu đó nhất. Chúc bạn
chuyển văn phòng thật thuận lợi nhé.
