Phân loại và bảo quản hồ sơ khi chuyển văn phòng đến địa điểm mới

       Khi chuyển văn phòng có rất nhiều đồ đạc cần chuyển từ nội thất máy móc thiết bị cho đến hồ sơ giấy tờ. Mỗi công việc thì thường chiếm rất nhiều thời gian của bạn. Nhất là với các loại hồ sơ giấy tờ, hợp đồng, văn kiện… bạn không thể cứ xếp hết vào thùng carton là xong. Khi van chuyen tron goi đến địa điểm mới bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để sắp xếp lại giấy tờ này nếu không xếp cẩn thận thậm chí có thể mất thất lạc hoặc ướt hỏng giấy tờ. Bài viết này sẽ chỉ ra một số cách giúp bạn phân loại và bảo quản hồ sơ khoa học khi chuyển đến địa điểm mới nhé.

       Mỗi công ty dù mới hoạt động hay đã hoạt động nhiều năm thì lượng hồ sơ giấy tờ ắt hẳn là không ít. Vì vậy khi chuyển văn phòng không đóng gói phân loại cẩn thận thì nhất định sẽ rất mệt công công đoạn sắp xếp tìm kiếm giấy tờ thậm chí là mất hoặc hỏng gây ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy công đoạn phân loại hồ sơ trước khi đóng gói chuyển đi là hết sức quan trọng.

       Trước hết, cần kiểm tra số lượng các văn kiện tài liệu của công ty sau đó chia các giấy tờ này theo từng năm, từng lĩnh vực, theo tên, mức độ quan trọng… Sau khi bạn đã hoàn thành phân loại, sắp xếp hồ sơ, văn kiện thì tiếp tục chuyển qua giai đoạn bảo quản, đóng gói để vận chuyển đến địa điểm văn phòng mới.

        Như mọi người đã biết, các hồ sơ tài liệu văn kiện đều được làm bằng giấy, nếu vô tình bị đổ nước hay gặp nước mưa thì số tài liệu sẽ bị thấm nước ướt, rách hoặc nhòe chữ hỏng ngay. Do đó bạn không nên sử dụng các thùng giấy carton thông thường để bảo quản vì chúng cũng được làm bằng giấy, nếu trong quá trình vận chuyển các thùng này gặp nước, hay trời mưa bất ngờ và không có gì che chắn cho thùng đựng. Chắc chắn bạn sẽ tưởng tượng ra chỗ tài liệu quý giá được bạn mất công phân loại đã ướt hoảng hết, thậm chí một số tài liệu quan trọng bị hủy sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.

       Vậy làm thế nào để bảo quản hồ sơ giấy tờ sau khi phân loại? bạn có thể mua các loại thùng sắt, nhôm, nhựa chuyên dụng để bỏ tài liệu vào. Các thùng này được thiết phù hợp với kích thước tài liệu, xếp giấy tờ vào dễ dàng, vận chuyển thuận tiện và mang lại hiệu quả bảo quản cao. Hoặc là bạn vẫn có thể sử dụng thùng Carton để chuyển đồ cho thuận tiện nhưng thay vì chỉ để tài liệu hồ sơ trực tiếp vào thùng bạn nên bao một lớp nilon bên ngoài các loại giấy tờ hoặc bao nilon bên ngoài thùng để tránh nước chảy vào làm ướt đồ.

        Sau khi cho hồ sơ đã phân loại đầy đủ vào các thùng bạn nên chú thích trên mỗi thùng loại tài liệu bên trong để khi sắp xếp lại không bị bối rối mất nhiều thời gian. Ngoài ra bạn còn có thể kiểm soát được số lượng tài liệu tránh bị mất thất lạc và có thể phát hiện thiếu hỏng kịp thời và báo cho bên vận chuyển để tìm kiếm xem xét lại. Đặc biệt, với các loại hồ sơ, giấy tờ mật quan trọng bạn nên tự mình bảo quản, như vậy sẽ thấy yên tâm hơn rất nhiều.

        Các loại tài liệu hồ sơ tưởng chừng gọn nhẹ đơn giản và dễ vận chuyển nhưng thực tế đây lại là loại tài sản khó chuyển nhất. Khi đóng gói phân loại bạn hãy cố gắng làm từ từ cẩn thận tin chắc khi chuyển xong bạn sẽ sắp xếp lại dễ dàng hơn nhiều. Dù là bạn tự chuyển hay sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì các chuyên gia cũng như công ty dịch vụ luôn khuyên bạn tự mình phân loại bảo quản sẽ tốt hơn bởi bạn chính là những người am hiểu hồ sơ tài liệu đó nhất. Chúc bạn chuyển văn phòng thật thuận lợi nhé.

>>> xem thêm: 5 nguyên nhân làm gia tăng nhu cầu chuyển nhà, văn phòng trọn gói